Heute im Interview: Ein Betriebsleiter eines Sozialunternehmens

Wie sind Führungspersonen aus Deiner Sicht von der Digitalisierung betroffen?
Ich bin zuständig für 24 Kinder und deren Familien sowie für knapp 30 Mitarbeitende und die Behörden, die in die Fälle involviert sind. Ich habe im Schnitt pro Tag zwischen 30 und 50 Mails. Permanent poppt etwas auf. Ich muss dauernd verfügbar sein und auf irgendeine Frage antworten, Rückmeldungen oder Anweisungen geben. Das ist ein Stressor für mich. Obwohl ich nicht selbständig erwerbend bin, komme ich mir manchmal so vor, da ich vor den Ferien vorarbeiten muss und nach den Ferien mit hunderten von Mails abgestraft werde.

Gibt es bei Euch Regeln bezüglich wer wem wann E-Mails beantwortet oder schreibt?
Nein, haben wir nicht.

Hast Du persönlich eine Strategie, mit der Mail-Flut umzugehen?
Ich habe meine Mails auf dem Handy synchronisiert und werde per Push-Nachricht informiert, sobald ein Mail eintrifft. Eine Zeit lang habe ich versucht, Mails nur am Morgen abzufragen und dann erst nach dem Mittag wieder.

Wie hat das funktioniert?
Gar nicht. Die Personen, die mir gemailt haben, haben mich einfach 10 Minuten nach Eingang des Mails angerufen, wenn ich nicht reagiert habe.

Euer Tagesgeschäft ist von permanenter Erreichbarkeit geprägt. Welche Chancen und Herausforderungen sind damit verbunden?
Für uns hat es Vorteile, dass wir per Handy bei Notfällen sofort erreichbar sind. Andererseits ist die permanente Erreichbarkeit auch eine Versklavung.

Hat sich das in den letzten Jahren verändert?
Die Erwartung der Anspruchsträger, wenn sie mir ein Mail schreiben, hat sich verändert. Das ist wie mit den Whatsapp-Häkchen. Wenn ich sehe, der Andere hat meine Nachricht gelesen, erwarte ich sofort eine Antwort. Ich finde, das hat sich in die Berufswelt übertragen. Die Schnelllebigkeit hat zugenommen, gekoppelt mit der Erwartung, dass man verfügbar ist. Ich bin über mein Handy ausser den paar Wochen, in denen ich in den Ferien bin, 24 Stunden am Tag erreichbar.

Wie ist das für Dich?
Das ist ein Riesenstress. In der Nacht liegt das Telefon neben mir. Auch an meinen Freitagen habe ich gerade in der Festtagszeit bis zu 20 Anrufen – rund um die Uhr.

Sind für Euch Ablenkung und die Beeinträchtigung von Konzentration ein Thema?
Ja, ein Riesenthema. Der Mitarbeitende, der Zeit hat, einen Bericht zu schreiben oder Mails zu beantworten, hat gleichzeitig zwei bis drei Jugendliche auf der Gruppe. Das Büro ist im Haus, wo die Jugendlichen leben. Das Büro ist das Kommunikationszentrum. Es ist also eine enorme Herausforderung, sich da zu konzentrieren. Die Mitarbeitenden werden permanent unterbrochen.

Das hat mehr mit dem Setting zu tun, als mit der Digitalisierung. Trägt die Digitalisierung noch dazu bei?
In dem Sinn, dass dann, wenn du einen Bericht schreiben willst, am Bildschirm permanent Meldungen aufpoppen. In dem Moment braucht es Selbstdisziplin, festzustellen, ok, da poppt was auf, aber im Moment geht es mich nichts an. Das ist eine Herausforderung – auch für mich. Ich schaue dann jeweils kurz auf das Fenster, um abzuschätzen, wie dringend die Anfrage ist.

Du bist 24/7 erreichbar. Wie schaltest Du ab?
Das ist extrem schwierig. Ich habe mich kürzlich dabei ertappt, als ich in der Stadt war und das Handy nicht dabeihatte. Da kommt sofort der Impuls: Mist, hoffentlich ruft jetzt niemand an. Ich habe dann dafür gesorgt, dass ich möglichst schnell wieder beim Telefon war. Dazu kommt, dass ich permanent erreichbar bin – auch in der Nacht. Ich habe mein Telefon so eingerichtet, dass Anrufe bei mir in der Nacht erst dann durchgestellt werden, wenn sie ein zweites Mal reinkommen.  Es klingelt also erst beim zweiten Mal. Meine Mitarbeitenden wissen, dass sie mich zwei Mal anrufen müssen, wenn es dringend ist – auch tagsüber. Das ist ein Kodex, den wir in meinem Betrieb so abgemacht haben. Wenn mich jemand zweimal anruft, verlasse ich jedes Meeting – dann ist es ein Notfall.